一． 使用
1． 首先要将传真机摆放在水平的桌子上来运行。
2． 传真机的背面、侧面、底面都有通风孔口，为了避免机子过热请不要堵塞应留有一定的空间。
3． 传真机所用电源应独立，应以标住为准。
4． 不要使小件物品（如：大头针、书钉等）掉入传真机。如掉入应立即关掉打印机电源拔下插头在进行处理。
5． 在搬运时应水平搬动，不要倾斜和侧立否则墨粉会漏出。
二． 维护
1． 应经常清洁外表及不用时用布罩罩好。
2． 在清洁前要确认储存器内的文件是否打印出来。
3． 清洁应用柔软棉布进行。
4． 定期检查扫描玻璃和辊。
为了确保传真机发信、收信和复印文件达到最佳质量，应注意下列事：
①传真机安装位置十分重要，应避免受到阳光直射和热辐射，勿将机器置于潮湿、灰尘多的环境，环境温度应保持在5℃～35℃，相对湿度在25 ～85％范围内。
②不要把传真机安装在有震动和不稳固的地方以及冷、暖机附近。
③使用单 独的电源插座，尽量不与噪声大的机器例如空调、打字机等易产生噪声的机器共用一个插座，以免干扰传真机接收和发送信件的质量
④传送和复印文件前，必须将附于文件上的回型针和钉书钉等坚硬物除去。
⑤切勿发送和复印过厚的文件以及被弄湿的文件。
⑥为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机宜暂停使用，并且拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
⑦要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电路及器件。
⑧经常使用柔软的干布清洁机器，保持传真机的清洁，特别是扫描部分如CCD或CIS以及感热记录头(TPH)，只能用干净的布或镜头纸清洁，切忌 直接用手或不洁布、纸去擦除。
⑨记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。