徐州工程学院采购管理办法

发布者:徐亚峰发布时间:2019-04-15浏览次数:10

第一章总则

第一条为进一步规范学校各类采购行为,维护学校利益,根据《中华人民共和国政府采购法》及实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及实施条例、《政府采购非招标采购方式管理办法》等相关政策法规规定,结合学校实际,制订本办法。

第二条学校采购工作应建立学校统一领导、部门采管分离、招投标办公室集中采购、监督部门参与的工作机制;遵循“公开、公平、公正和诚实、守信”的原则;实现“项目论证、采购实施、验收、监督”四环节协调运行。

第三条本办法所称采购,是指学校使用财政性资金、自筹资金和其他资金以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。学校范围内所有采购活动均适用本办法。

本办法所称货物,是指各种形态和种类的物品,包括仪器、设备、实验材料、教材、图书(电子资源)、家具、办公用品及耗材、劳保福利用品、学生代办用品、软件、车辆等。

本办法所称工程,是指新建、改建、扩建、装饰修缮、拆除、绿化、水电、安防等工程项目的勘察、设计、监理,以及与工程建设有关的设备、材料等。

本办法所称服务,是指除货物和工程以外的其它采购对象,包括委托服务、绿化养护、物业管理、房屋租赁、印刷广告、维护保养、高新技术服务等。

采购预算金额达到50万元以上的建设工程项目、货物和服务采购项目,为本办法规定的重大项目;50万元及以下的项目为一般项目。

第四条各单位的采购项目,须根据《徐州工程学院采购项目需求论证和验收管理暂行办法》进行科学论证,按规定的时间及时报归口职能部门,招投标办公室根据学校年度预算安排组织实施。实施采购的项目,须同时具备以下条件:
(一)采购项目已通过论证,采购计划已获批准、经费已经落实。
(二)使用单位和项目负责人、归口职能部门和经办人已经确定。

第二章采购工作组织机构及职责

第五条学校成立采购工作领导小组,由校领导和相关职能部门负责人组成,全面负责学校的采购管理工作。采购工作领导小组组长由分管副校长担任,监察处、财务处、审计处、国有资产管理处、招投标办公室负责人为成员。主要职责是:

(一)领导、检查学校相关部门履行采购工作职责情况。

(二)审查、完善学校采购管理规章制度。

(三)审定因紧急、特殊情况无法实行招标采购的重大项目的采购方式。

(四)研究决定学校采购工作中的重大事项。

(五)处理学校采购工作中出现的问题。

第六条学校采购工作领导小组下设监督小组,在学校采购工作领导小组的领导下开展工作,对学校采购工作进行监督、检查。监督小组由监察处、审计处、财务处、工会负责人组成,监察处负责人任组长。主要职责是:

(一)监督采购过程是否符合相关程序和规定,对招标采购过程进行监督、检查。

(二)监督、检查有关部门在招标采购工作中履职和评标纪律执行情况。

(三)根据需要,做好采购项目的论证、考察、履约、验收等工作的监督、检查。

(四)监察处负责组织、协调学校各类采购的监督、检查工作,受理与采购工作有关的投诉等。

(五)审计处负责合同审核、决算审计、结算审核等工作。审核需集中采购的基本建设、修缮改造等工程类项目的工程量清单和招标控制价;对采购项目的招标文件及合同条款进行审核;对合同的执行情况和决算进行监督。

(六)财务处负责审核采购项目是否有采购计划、是否有明确的资金来源;审查报销项目是否有招标及采购手续;依据合同、验收报告及有关凭据支付招标、采购款项。

(七)完成学校采购工作领导小组交办的其它事项。

第七条学校采购工作领导小组下设采购管理办公室,是采购工作领导小组的日常办事机构,挂靠招投标办公室,负责学校采购工作的管理、组织和指导,招投标办公室负责人任主任,归口职能部门负责人为成员。主要职责是:

(一)贯彻招投标、政府采购的法律法规和方针政策,拟订学校有关采购工作的规章制度和实施细则,组织采购工作人员业务培训。

(二)根据学校年度采购预算安排,编制部门年度采购计划。

(三)受理归口职能部门提报的采购申请,审核采购项目的相关资料,办理委托招标项目手续。

(四)组织实施政府采购、学校集中采购和分散采购,确定采购方式、评标原则及评标办法。

(五)制定采购文件,发布采购信息,接受投标报名。

(六)组织审查供应商资格,组建评审委员会。

(七)组织开标、评标、定标,审核评审结果,签发中标(成交)通知书。

(八)处理相关采购质疑,协助监察处做好商家投诉的调查处理。

(九)做好采购资料的整理和归档立卷。

(十)建设、管理学校评审专家库供应商信息库

(十一)完成采购工作领导小组交办的其它工作。

第八条  归口职能部门分别负责其职能范围内采购工作的有关事宜。根据采购工作需要和项目性质,将采购项目划分为九个归口职能部门:教学设备处、后勤管理处、基建处、教务处、图书馆、学工处、信息化中心、保卫处、国有资产管理处。归口职能部门分工如下:

(一)教学设备处负责:教学、科研、行政办公仪器设备,教学、科研、实验软件,实验材料、实验家具,实验室仪器设备、设施及维保服务。

(二)后勤管理处负责:校园改扩建等修缮改造、园林绿化、水电及消防基础设施建设维护等工程类采购项目;教学及行政办公各类家具、物资、办公用品、餐饮用具等货物类采购项目;物业管理、餐饮服务、电梯和中央空调等大型公共设备维保、绿化养护、印刷广告、医疗服务等服务类采购项目。

(三)基建处负责:新建基本建设工程的环境评价、可行性论证、勘察、设计、监理服务,及与工程配套的主要设备和材料等采购项目。

(四)教务处负责:教材、毕业证书等采购项目。

(五)图书馆负责:图书期刊、数字化电子资源等采购项目。

(六)学工处负责:学生公寓用品、学生服装及保险、相关服务等采购项目。

(七)信息化中心负责:校园网络信息化平台建设,弱电工程及维护项目,教学、科研、实验外各类软件,信息服务、信息化系统等采购项目。

(八)保卫处负责:学校消防、校园保安、安防设施建设维护等采购项目。

(九)国有资产管理处负责:无法归属到上述职能部门的采购项目。

归口职能部门的主要职责是:

(一)贯彻落实国家有关招标采购工作的法律法规、上级规定和学校规章制度,制订本部门归口范围内的采购管理实施细则;汇总编制归口范围内全校年度采购计划。

(二)按有关行业行政主管部门的规定办理工程建设、进口产品等项目的报批手续。

(三)参与、指导、并检查职能范围内集中采购项目的论证工作。

(四)审核使用单位采购需求,编制采购文件;组织使用单位做好采购项目现场勘察,做好答疑工作。

(五)根据需要,牵头组织采购项目考察,并撰写考察报告。

(六)负责对拟中标(成交)人洽谈、签订合同,监督合同的执行。

(七)牵头组织职能范围内采购项目的验收工作;做好资产的登记入库。

(八)按招投标办公室要求,规范做好必要的分散采购工作。

第九条使用单位(包括课题组、项目组)的主要职责

(一)使用单位负责人(课题组负责人)为采购项目的第一责任人,可指定一名项目负责人负责采购项目的具体工作。

(二)具体负责采购项目立项考察、论证等前期工作。

(三)根据采购项目的特征,拟定采购文件的技术要求、使用要求、商务条款及投标人资格,并报项目归口职能部门确认。

(四)向学校评审专家库推荐该项目合格的评标人员。

(五)做好采购项目的接收、验收等工作。

第十条根据采购工作的需要,组建采购项目评审委员会。评审委员会由采购管理办公室负责,从评审专家库、归口职能部门、使用单位、有关技术、经济、管理等方面的专家以及必要时的职工、学生代表中选取,人数为3人及以上单数,其中技术、经济等方面的专家不少于成员总数的三分之二。通常情况下,招标项目采取抽取方式;特殊情况下,招标项目可以采取直接确定方式;非招标项目采取直接确定方式。评审委员会的评审结果将作为确定中标(成交)人的依据。

评审委员会的主要职责是:

(一)审查投标文件是否符合招标文件要求,并做出评判。

(二)在评标会上要求投标人对投标文件有关事项做出相应的解释或者答疑。

(三)按招标文件规定的评标方法和评标原则进行评标,对评审意见承担个人责任。

(四)出具评审报告。

(五)配合对评审项目质疑、投诉的调查。

第十一条根据采购工作的需要,逐步建立优良供应商信息库,凡愿意参与学校采购活动的供应商均可提出申请,经招投标办公室审核,报采购管理办公室审批后加入。采用邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源、询价采购等方式的采购项目,可从优良供应商信息库中抽取,视为合格供应商。

第三章采购方式及要求

第十二条  采购项目的组织方式分为政府集中采购、学校集中采购、网上商城采购、分散采购四种。政府集中采购是指使用财政性资金,对已纳入省、市政府集中采购目录或虽未纳入集中采购目录但在政府集中采购限额标准以上的项目,进行政府统一采购或委托代理机构组织实施的采购活动;学校集中采购是指使用学校资金对达到学校规定的集中采购限额标准以上的采购项目进行的采购活动;网上商城采购是指对纳入网上商城政府采购目录及限额标准以下的商品,实行网上直接采购;分散采购是指不能通过以上三种方式进行采购,经招投标办公室审核批准,由职能(或执行)部门自主进行的采购。政府集中采购、学校集中采购、网上商城采购由招投标办公室负责组织实施;分散采购按招投标办公室审批意见由职能(或执行)部门组织实施。

第十三条采购限额达到以下标准的货物、工程和服务项目,原则上应实行集中采购:

(一)教学、科研、行政办公仪器设备、图书期刊、家具物资等预算金额单件或一次性批量价格在10万元及以上的货物类采购项目。

(二)基本建设、修缮改造、装饰与维修等工程合同估算价在10万元及以上的工程类采购项目。

(三)物业管理、设备维保、安保服务等合同估算价在10万元及以上的服务类采购项目。

第十四条在集中采购限额以下的货物、工程和服务,实行网上商城采购或分散采购,根据招投标办公室的审批意见组织实施。

第十五条集中采购的方式及权限审批

集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等方式,其中公开招标和邀请招标为招标方式,其余为非招标方式。

学校一般项目的采购方式,由招投标办公室审批,一般采用非招标方式。学校重大项目的采购一般采用招标方式;情况特殊需采用邀请招标或单一来源采购的,需报采购工作领导小组审批;对拟采用单一来源采购的项目,应通过书面形式阐明理由,并提供至少3名校内外专家的论证意见。在重大项目的采购实施过程中,因招标失败等原因需要变更采购方式的,由使用单位、归口职能部门提出书面申请,报采购工作领导小组审批。

第十六条集中采购方式要求

(一)公开招标。是指学校以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织参加投标的采购方式。通常情况下,学校重大项目采用公开招标方式。

(二)邀请招标。是指学校以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。符合下列情形之一的学校重大项目采购,可采用邀请招标方式:

1、涉及安全、保密等情形不适宜公开招标的;

2、项目技术复杂或具有特殊要求,只有少数几个潜在投标人可供选择的;

3、受自然地域环境限制的;

4、法律、法规或学校另有规定的。

(三)竞争性谈判。是指学校通过组建竞争性谈判小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,以低价确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的项目采购,可采用竞争性谈判方式:

1、学校一般项目的采购;

2、招标采购信息公布后,在规定的时间内无供应商投标或者没有合格供应商投标的,或者重新招标仍未能成立的;

3、因投标供应商不足三家或实质性响应招标文件的供应商不足三家等原因导致招标失败,经评审委员会讨论后,转为竞争性谈判的;

4、技术复杂或情况特殊,不能确定详细规格或具体指标要求的;

5、招标过程所需时间不能满足招标项目急需的;

6、不能事先计算出价格总额的;

7、法律、法规或学校另有规定的。

(四)竞争性磋商。是指学校通过组建竞争性磋商小组与符合条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,磋商小组经综合评审确定成交供应商的采购方式。竞争性磋商不保证低价中标(成交)。符合下列情形之一的,可采用竞争性磋商方式采购:

1、学校一般项目的采购;

2、学校购买服务项目;

3、技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

4、因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的;

5、市场竞争不充分的科研项目,以及需要扶持的科技成果转化项目;

6、因投标供应商不足三家或实质性响应招标文件的供应商不足三家等原因导致招标失败,经评审委员会讨论后,转为竞争性磋商的;

7、按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目;

8、法律、法规或学校另有规定的。

(五)单一来源采购。是指学校向供应商直接购买的采购方式。符合下列情形之一的,可采取单一来源采购方式:

1、只能从唯一供应商处采购的;

2、发生不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的;

3、必须保证原采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处采购,且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的;

4、因投标供应商不足三家或实质性响应招标文件的供应商不足三家等原因导致招标失败,经评审委员会讨论后,转为单一来源采购的;

5、法律、法规或学校另有规定的。

(六)询价采购。是指供应商根据询价文件的要求,一次报出不得更改的价格。询价小组对响应文件进行全面、细致的评审后,从质量和服务均能满足要求的供应商中,按照报价由低到高的顺序推荐成交候选人。采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小的,可采用询价方式采购。对于因有效投标人不足三家的,可由询价小组根据实际情况讨论后,重新确定该项目的采购方式。

第十七条网上商城采购方式要求

需要通过网上商城采购的项目,由招投标办公室专人负责登录采购平台,与采购项目负责人共同采购,具体按《徐州工程学院网上商城采购暂行办法》执行。

第十八条分散采购方式要求

分散采购一般以询价、竞争性谈判(磋商)方式进行。职能(或执行)部门成立由二至三人组成的分散采购小组,根据采购需求或所采购项目的技术参数及规格等进行市场询价或谈判(磋商),可通过实地了解、互联网、电话、递交询价函等多种方式,在比质比价的基础上,一般以报价低的供应商为成交人。急需采购的项目,其标的物价格波动不大,且近6个月内进行过相同采购,经沟通可按原价格直接采购的,可采取单一来源方式采购。

第十九条对捐赠的货物或工程的采购,如捐赠人要求自行采购或指定了供应商的,可直接与捐赠人或供应商签订合同。对校内科研团队、创业实体、产教研一体服务类项目,经学校研究同意或采购工作领导小组批准后可以不进行招标或采取单一来源方式采购。

第四章采购项目的申报程序

第二十条采购项目的申报

凡采购项目预算金额达到单件1000元及以上或批量5000元及以上时,须按校内规定程序申报,经招投标办公室审批后,根据审批意见组织采购活动。

使用单位(包括课题组、项目组)根据采购预算、项目需求,在落实项目经费后,按照年度采购计划,填写采购申请表,按“填表说明”完善审批手续,报送到采购项目归口职能部门。归口职能部门对使用单位(包括课题组、项目组)提交的采购申请及采购需求等资料进行审核,明确采购项目的投标人资格要求、技术性指标、报价方式、商务条款和服务要求等,对采购方式提出初步建议。由归口职能部门将完善的采购文件资料报送招投标办公室,并按规定办理建设工程、进口产品等审批手续。集中采购项目需提交论证报告,具体按《徐州工程学院采购项目需求论证和验收管理暂行办法》执行;集中采购的工程类项目需提供经审计处优化审核的工程量清单及控制价格。

招投标办公室对归口职能部门报送的采购项目进行审核,按计划安排采购。因特殊情况,急需采购的项目,须填写《徐州工程学院应急采购(特殊情况采购方式)申请表》,一般项目由招投标办公室审核批准,重大项目须经采购工作领导小组批准。

第二十一条集中采购程序

(一)招投标办公室制作招标文件,经审计处审定后在校园网上发布采购信息,对供应商发售招标文件。

(二)如采购项目需要资格预审或实地考察,由归口职能部门组织对供应商进行资格预审或实地考察。

(三)如需勘察现场,由归口职能部门组织使用单位进行,并对招标文件进行释疑。

(四)采购管理办公室做好评审委员会成员的选取工作。

(五)招投标办公室接受供应商的投标报名,组织开标、评审工作。

(六)评审委员会按照评标办法和评标原则进行评审,推荐中标(成交)候选人或确定中标(成交)供应商,完成采购项目评审报告。

(七)招投标办公室发布采购结果公告。

(八)归口职能部门和使用单位按照招标文件、投标文件和中标通知书要求,起草书面合同,合同经审计处审核后,由归口职能部门负责人代表学校签订,连同《徐州工程学院集中采购合同审核表》一起报招投标办公室备案。

(九)有关采购项目论证、合同履行、项目验收、资产入库、经费报销等手续,按本办法及学校相关规定执行。

第二十二条网上商城采购程序

具体按《徐州工程学院网上商城采购暂行办法》执行。

第二十三条分散采购程序

按照本办法第二十条“采购项目的申报”要求,经招投标办公室批准采取分散采购的项目,职能(或执行)部门应将《徐州工程学院分散采购执行表》、《徐州工程学院分散采购项目接收与验收报告》等材料于采购完成后十五日内报送招投标办公室备案。有关采购项目的协议履行、项目验收、资产入库、经费报销等手续,按本办法及学校相关规定执行。

第二十四条对突发事件、抢修工程等紧急项目,职能部门和使用单位可视情况先组织实施,并按规定及时补办相关手续,填写《徐州工程学院应急采购(特殊情况采购方式)申请表》,完善审批手续,报送招投标办公室备案。

第二十五条学校集中采购项目,自采购文件发出之日起至投标截止日止,时间不得少于二十日。有下列特殊情形之一的,可以缩短,但不得少于十五日:

(一)符合条件但需紧急采购的。

(二)已发布过采购公告的。

(三)采购货物或服务属于通用商品和标准服务的、潜在投标人编制投标文件费时不多的。

(四)同类采购项目连续实行协商供货制度的。

第二十六条采购文件应当由归口职能部门、使用单位提供真实性的技术性指标、商务条款和服务要求,并对采购文件进行释疑。采购文件不得要求或者标明特定的商家以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容。

第二十七条参与学校采购活动的商家对学校采购活动有异议的,应在采购结果公示期内向招投标办公室提出书面质疑,由招投标办公室负责答复。投标商家对开标程序有异议的,应当在开标现场提出,由主持人当场答复。投标商家对答复不服的可以向监察处投诉。

第五章采购合同签订

第二十八条为确保采购双方的权利和义务,采购行为需签订合同,合同的内容不得违反法律、法规和本办法的规定。

第二十九条合同主要包括当事人的名称、地址、联系电话、时间约定、采购项目明细、质量保证、款项金额和付款方式、售后服务、履行期限和违约责任等。

第三十条归口职能部门代表学校,按照招标文件、投标文件和中标通知书起草书面合同,遵照合同法和相关法律法规,按照平等、自愿的原则,与中标(成交)人签订合同。在招投标办公室发出中标(成交)通知书之日起5日内与中标(成交)人签订合同,最多不超过30日。合同文本须经审计处审核,填写《徐州工程学院集中采购合同审核表》,由归口职能部门负责人代表学校签订合同,报送招投标办公室备案。

第三十一条签订合同时,双方均不得提出招标文件以外的要求,不得对招标文件要求进行实质性修改。

第三十二条采购项目合同签订后,原则上不允许变更,特殊原因确需变更的按照以下程序办理:

(一)归口职能部门在6个月内需追加与采购合同标的相同货物或服务的,经调研市场价格未出现下浮,在不改变合同其他条款的前提下,经招投标办公室审核批准,可以与商家协商签订补充合同。

(二)基本建设、修缮改造等项目因建设条件变化,合同需要变更的,按照《徐州工程学院建设工程变更及签证管理办法》相关文件规定执行。

第六章采购项目验收

第三十三条采购项目无论金额大小,都要进行项目验收。

第三十四条采购项目验收具体按《徐州工程学院集中采购项目需求论证和验收管理暂行办法》执行。验收合格后,符合列入学校国有资产管理条件的,归口职能部门和使用单位资产管理员及时根据学校国有资产管理相关规定对资产进行登记;并按学校有关规定办理结算手续。

第七章采购档案管理

第三十五条所有采购项目均应建立资料档案。包括采购项目论证、采购申请及批复、招标采购文件、投标文件正本、评审报告、开标及评标记录、合同文本、验收报告及其他有关文件资料。招投标办公室负责学校集中采购项目档案资料的收集整理及保管。

第三十六条设备采购项目应建立技术档案。内容包括使用说明书、合格证、质保书、物件清单、技术资料等文件材料。技术档案由归口职能部门和使用单位收集整理并负责保管。

第八章采购工作纪律

第三十七条学校采购工作接受全校师生员工的监督。任何单位和个人对采购活动中的违法、违规行为,有权举报和投诉。

第三十八条采购活动工作纪律

(一)参加采购活动的人员必须遵守国家的法律、法规和有关规章制度,坚持原则,廉洁自律,严禁收受钱、物、有价证券等,严禁接受宴请或任何形式的娱乐活动,严禁利用工作之便徇私情、谋私利。

(二)严禁把项目化整为零,故意规避招标。

(三)与采购工作无直接关系的任何单位和个人,不得以任何理由、任何方式干预和影响学校的采购活动。

(四)凡配偶、子女或亲属参与投标的相关人员不得参与评标活动。

(五)严禁未经采购规程或集体讨论确定施工(供货、服务)单位;严禁明招暗定,严禁违规操作。

(六)所有参与学校采购活动的人员要遵守保密纪律,严禁以任何方式泄漏应当保密的、与采购活动有关的信息和资料。

第三十九条采购工作人员须自觉遵守采购工作纪律,如有违反纪律或给学校造成损失的,按学校有关规定进行处理。

第九章附则

第四十条学校集中采购的项目按《徐州工程学院采购项目标书及服务费收取规定》执行;分散采购的项目原则上不收取和支出任何费用。

第四十一条本办法由招投标办公室负责解释。

第四十二条原有办法与本办法冲突的,按本办法执行。

第四十三条本办法自发布之日起实施。